Betjene Smartair kodepanel i borettslagEt nøkkelfritt adgangssystem til sameiet eller borettslaget starter og slutter hos leverandørene. De sitter på den kompetansen dere trenger for å finne ut hva som dekker beboernes behov - før dere gjør anskaffelsen.

Neida, det er ikke en så omfattende jobb som det kan fremstå. Hvis styret har fått i oppdrag å vurdere et elektronisk adgangssystem, kan alle beboerne bidra. Din oppgave på vegne av styret er å kartlegge potensielle leverandører og koordinere den videre prosessen.

I utgangspunktet plukker du ut leverandører som har vært i bransjen en stund og som kan skilte med etablerte løsninger fremfor ukjente pionér-produkter. Det borger for stabil drift og trygghet for oppfølging etter kjøp.

Hva koster nøklene hvert år?

Neste skritt er å avholde et møte mellom styret og hver av de potensielle leverandørene. Her fører dere en dialog for å avklare hvem som er den rette til å bistår borettslaget eller sameiet med en nøkkelfri hverdag.

Leverandøren trenger å vite hvordan sikkerheten håndteres i dag, blant annet med hensyn til alder og tilstand på de mekaniske låsene, samt rutiner og kostnader forbundet med utlevering og erstatning av nøkler.

Dere bør ha en viss oppfatning av hvilke behov beboerne har og kan nå be leverandørene om en oversikt over hva de kan tilby. Og det er greit å få en antydning av hva ulike løsninger og funksjoner kan koste. Kostnadsbilde dannes av langt mer enn bare prislappen på komponentene. Det skal jeg komme tilbake til.

Last ned guide: Adgangskontroll i borettslag og sameie

Nøkkelfrie løsninger

I disse dialogmøtene vil styret få en oppfatning av hvilke leverandører som kan være egnet. Deretter kan et utvalg av dem inviteres til hver sin informasjonskveld med beboerne. Da vil alle få mulighet til å stille spørsmål som reduserer eventuell usikkerhet og som øker deres kunnskap om nøkkelfrie løsninger.

Samtidig får leverandøren mulighet til å avklare flere detaljer om borettslagets behov. Det er en ikke uvesentlig detalj for å kunne kartlegge hvilke funksjoner som står på ønskelisten og dermed grunnlaget for en pris.

Og husk at prisen handler om kostnader til både anskaffelse og drift:

Komponenter som kortlesere og elektroniske låser har én pris. I tillegg skal anlegget holdes i gang, noe som krever ettersyn og jevnlige vedlikeholdsrunder. Det er ikke så omfattende, men de må følges for optimal levetid og for å oppfylle garantibetingelsene.

Her er det én vesentlig detalj jeg vil dere skal legge vekt på:

Ikke gå til anskaffelse av adgangskontroll ett sted og selve låsene fra en annen leverandør. Da kan det fort bli uklarheter om hvem som har ansvaret ved feil eller behov for utbedringer. Og det kan gi ekstra kostnader.

Les mer i dette blogginnlegget.

Dette bør sjekkes

Så til kjernen, nemlig detaljene om løsningen dere vil ha på plass. Her kan dere sjekke blant annet:

Administrasjon

  • Kan driften settes bort til andre?
  • Er det ting man kan gjøre selv om ønskelig?
  • Hvor komplisert eller enkelt er det å bytte nøkkelbrikker ved eierskifte eller tapt brikke?

Service

  • Sørger leverandøren for vedlikehold og service på alle komponenter eller må det flere aktører inn i bildet?
  • Er det et kjent system som har vært i bruk lenge – slik at sameiet ikke låser seg til én leverandør?

Historikk

  • Finnes det kundereferanser på systemet fra tilsvarende prosjekter?

Fremtidsrettet løsning

  • Er det løsninger for postkasser, boder, hengelåser, fellesrom og garasje?
  • Eller er det mulighet for å utvide løsningen med slike funksjoner senere?
  • Kan én nøkkelbrikke brukes til å betjene flere funksjoner?

Elektronisk adgangssystem

Etter en slik prosess sitter dere med en solid porsjon kunnskap om hva de ulike leverandørene kan innfri på. Da er det ikke så uoverkommelig å vurdere tilbud på system, funksjoner og pris på anskaffelse og drift over tid.

Å anskaffe et elektronisk adgangssystem er mer omfattende enn å kjøpe mekaniske låser og nøkler. Det medfører et helt annen form for samspill med leverandøren. Derfor er det klokt å gjøre et grundig forarbeid og ende opp med en partner man har tillit til.

Du kan jo starte med å dele denne med beboerne i borettslaget eller sameiet:

Gratis guide: Anskaffelse av nøkkelfritt adgangssystem  Adgangskontroll i borettslag og sameie Last ned nå